Wiadomości, Sport, Kultura, Moto 2024-04-26

Bądź na bieżąco

Rozliczanie samochodu w działalności gospodarczej

2020-11-19 12:29:36 mat. prasowe 3311

Jakie zmiany zostały wprowadzone w latach 2019-2020?

Rozliczanie samochodu

Możliwość odliczenia od podatku kosztów związanych z użytkowaniem samochodu firmowego gwarantuje przedsiębiorcom sporą oszczędność. Po zmianie przepisów z 1 1 stycznia 2019 roku funkcjonują jednak nowe zasady rozliczania, które mogą zauważalnie wpłynąć na opłacalność korzystania z samochodu firmowego. Co trzeba wiedzieć, aby móc odliczyć 100% podatku VAT?

Limit 150 tys. zł. – nowy sposób rozliczeń aut w działalności gospodarczej

Przepisy dotyczące użytkowania samochodu w firmie nakładały na przedsiębiorcę dwa główne ograniczenia. Jedno z nich określało maksymalną cenę pojazdu kupowanego za gotówkę. Było to 20 tys. EUR, co biorąc pod uwagę rynkowe ceny samochodów, zachęcało do skorzystania z leasingu operacyjnego. Wówczas samochód nie należał do środków trwałych firmy, a odpisy amortyzacyjne leżały po stronie leasingodawcy, jednakże zastosowanie tej formy rozliczenia pozwalało na odliczenie kosztów użytkowania (rata i opłaty) nawet bardzo drogich, luksusowych aut.

Po zmianie przepisów podatkowych z 1 stycznia 2019 r. (Dz.U. z 2018 r. Poz. 2159) wprowadzono limity dotyczące opłaty wstępnej oraz rat leasingowych. Od tego momentu maksymalna wartość pojazdu od której naliczane są ulgi podatkowe wynosi 150 tys. zł dla aut spalinowych oraz hybrydowych oraz 225 tys. zł dla aut elektrycznych. Dotyczy to zarówno zakupu gotówkowego, kredytu, leasingu jak i wynajmu auta.

Co to oznacza dla przedsiębiorcy? Plusem jest niewątpliwie podwyższenie maksymalnej ceny samochodu z 20 tys. EUR do 150 tys. zł lub nawet 225 tys. zł w przypadku wersji elektrycznej. Jeszcze korzystniej sytuacja wygląda w odniesieniu do abonamentu, czyli wynajmu. Maksymalna kwota dotyczy bowiem każdej umowy z osobna, więc wynajmując nowy samochód co rok przedsiębiorca podlega za każdym razem nowemu, maksymalnemu limitowi.

Sprawdź na czym polega wynajem długoterminowy samochodu na rok w firmie Qarson

Rozliczanie samochodu

Koniec z luksusowymi samochodami na firmę?

Zmiany z 1 stycznia 2019 nieco gorzej odbiły się natomiast na popularnym w Polsce leasingu. Do końca 2018 roku przedsiębiorcy mogli odzyskać znaczną część nawet bardzo wysokich kosztów, więc branie luksusowych samochodów „na firmę” miało sens ekonomiczny. Wprowadzenie maksymalnego limitu ceny auta w odniesieniu do leasingu operacyjnego zmienia opłacalność takiego zabiegu.

Od tego momentu kwota możliwa do odliczenia obliczana jest proporcjonalnie na podstawie miesięcznych opłat. Oznacza to, że podstawą nie może być wysoka rata samochodu o wartości np. 500 tys. zł. Oczywiście wzięcie takiego samochodu w leasing w dalszym ciągu jest możliwe, jednak odliczenie podatku obliczane jest na podstawie maksymalnego limitu, czyli 150 tys. zł. Resztę proporcjonalnych kosztów wynikających z miesięcznych rat przedsiębiorca musi zapłacić z własnej kieszeni. Limitem wartości nie są objęte składki ubezpieczeniowe OC opłacane w ramach umowy leasingu oraz część odsetkowa spłaty. Proporcjonalny wylicznik ceny dotyczy faktycznej wartości samochodu.

Koniec z tzw. kilometrówką, czy nowe zasady rozliczeń

Do momentu zmian przepisów kierowcy rozliczali się w oparciu o tzw. kilometrówkę PIT, czyli szczegółową ewidencję sposobu korzystania z samochodu. Limit kosztów ustalany był na podstawie przejechanych kilometrów oraz maksymalnej stawki kilometrowej. Wynosiła ona 0,5214 zł dla aut z silnikiem o pojemności do 900 cm3 oraz 0,8358 zł dla samochodów z silnikiem większym niż 900 cm3.

Wyliczenia maksymalnych kosztów na podstawie stawki urzędowej były więc dość proste. Przykładowo: jeśli przedsiębiorca pokonał miesięcznie 2000 km samochodem z silnikiem o pojemności 1.4 l, maksymalną podstawą odliczenia była kwota 1671, 6 zł. Jeśli jednak rzeczywiste wydatki na eksploatację samochodu były niższe, kierowca musiał zastosować tę niższą kwotę odliczenia podatku dochodowego (18 proc.).

Po zmianie przepisów sposób odliczenia podatku jest prostszy, aczkolwiek niekoniecznie bardziej korzystny dla przedsiębiorcy. Teraz może on ująć w kosztach 20% wydatku, czyli wartości rozumianej jako kwota netto pomniejszona o VAT niepodlegający odliczeniu. Jeśli samochód wykorzystywany jest na użytek firmowy oraz prywatny, maksymalne odliczenie VAT-u wynosi 50%. Dla większości przedsiębiorców oznacza to znacznie niższe oszczędności niż przy dawnej kilometrówce PIT.

Ile można odliczyć od podatku po zmianach przepisów?

Zmiany w prawodawstwie wpłynęły także mocno na sposób interpretacji użytku firmowego oraz prywatnego, a także możliwości odliczenia kwoty VAT. W praktyce zaliczenie użytku samochodu jako wyłącznie firmowego jest kłopotliwe i wymaga szczegółowej dokumentacji, podobnie jak w przypadku dawnej kilometrówki. Aby móc uzyskać 100% zwrotu VAT, przedsiębiorca musi nie tylko prowadzić ewidencję wszystkich podróży samochodem służbowym, ale również powinien udowodnić, że samochód użytkowany był właśnie w ten sposób. Jednym z dowodów może być historia pojazdu zapisana dzięki lokalizatorowi GPS.

Ile odliczysz od podatku VAT po zmianach przepisów?

• 50% podatku naliczonego od wydatków poniesionych w związku z kupnem i użytkowaniem samochodu – samochód używany do celów firmowych i prywatnych.

• 100% podatku naliczonego od wydatków poniesionych w związku z kupnem i użytkowaniem samochodu – samochód używany wyłącznie do celów firmowych.

W praktyce już dojazd do pracy autem firmowym czy parkowanie pojazdu pod domem pracownika dyskwalifikuje użytek do celów stricte działalności gospodarczej. Biorąc pod uwagę tylko te dwa czynniki przedsiębiorca musi się liczyć z odpisaniem jedynie połowy podatku VAT i ujęciu w kosztach 75% kwoty poniesionej na eksploatację auta. 

Rozliczanie samochodu

Jak i kiedy zgłosić pełne odliczenie podatku VAT?

Jeśli jednak zamierzasz odliczać pełny VAT, musisz złożyć deklarację VAT-26. Jest to dokument zaświadczający o użytku samochodu wyłącznie w celach firmowych, uprawniający do odliczenia 100% kwoty związanej z zakupem i eksploatacją auta. Możesz złożyć go bezpośrednio w urzędzie skarbowym, wysłać listem poleconym lub złożyć elektronicznie. Co jednak warto podkreślić, forma elektroniczna wymaga użycia elektronicznego podpisu kwalifikowanego lub użycia innych danych autoryzacyjnych stwierdzających autentyczność deklaracji. Nie da się tego jednak zrobić przy użyciu Profilu Zaufanego ani platformy ePUAP. 

Deklarację VAT-26 należy złożyć maksymalnie do 7 dni od pierwszego wydatku na samochód, np. momentu wpłaty zaliczki na zakup, opłacenia raty leasingu lub opłacenia kwoty startowej na wynajem. Jeśli nie złożysz deklaracji VAT-26, urząd automatycznie uzna, że samochód używany jest również w celach prywatnych i przyzna 50% odliczenie VAT. Odliczenie pełnej kwoty, nawet jeśli auto wcześniej i tak użytkowane było jedynie w firmie, możliwe jest dopiero po wysłaniu pierwszej deklaracji. 

Dodatkowo urząd może nałożyć karę, jeśli w deklaracji VAT-26 znajdą się nieścisłości lub błędy. Maksymalna wysokość kary wynosi 720 stawek dziennych, czyli (w 2020 roku): 24.960.960 zł. Taką grzywnę urząd może nałożyć w przypadku:

• braku informacji o pojazdach wykorzystywanych wyłącznie do prowadzenia działalności gospodarczej, rozliczanych na podstawie pełnego odliczenia VAT,

• złożenia deklaracji VAT po upływie terminu,

• złożenia nieprawdziwej informacji w deklaracji VAT-26 lub takiej, której nie sposób udowodnić.

Od razu spieszymy z uspokojeniem: przypadkowy błąd nie wiąże się od razu z nałożeniem kary. Jeśli błąd nie był zamierzony i nie wszczęto jeszcze postępowania podatkowego lub innych czynności kontrolnych, urząd odstąpi od wymierzenia kary po dokonaniu stosownych korekt w deklaracji.

Co odliczysz od podatku VAT?

Jakie koszty związane z użytkowaniem samochodu możesz odliczyć?

• Paliwo,

• naprawy,

• części zamienne,

• płyny i części eksploatacyjne (np. olej, płyn do spryskiwaczy, wycieraczki),

• komplet opon,

• opłaty parkingowe oraz autostradowe,

• ubezpieczenie.

Jak prowadzić ewidencję użytkowania samochodu do celów firmowych?

Informacja VAT-26 nakłada na przedsiębiorcę i pracownika obowiązek sporządzenia szczegółowych ewidencji użytkowania auta, podobnie jak wyglądało to w przypadku dawnych kilometrówek. Taka deklaracja musi zawierać wszelkie informacje potrzebne do udowodnienia, że ani jeden kilometr podróży samochodem nie został wykonany z celu prywatnym. To na przedsiębiorcy ciąży obowiązek udowodnienia sposobu korzystania z samochodu. Stąd też w ewidencji użytkowania samochodu powinny znaleźć się następujące informacje:

• data rozpoczęcia i zakończenia ewidencji,

• nr rejestracyjny samochodu,

• stan licznika przebiegu auta firmowego w dniu rozpoczęcia użytkowania,

• stan licznika przebiegu na koniec każdego okresu rozliczeniowego,

• stan licznika przebiegu samochodu po zakończeniu użytkowania w celach firmowych,

• liczba przejechanych kilometrów w danym okresie rozliczeniowym,

• szczegółowe wpisy dotyczące użytkowania pojazdu, zawierające m.in.

• numerację wpisu

• imię i nazwisko osoby kierującej pojazdem,

• datę wyjazdu,

• cel wyjazdu i opis trasy,

• liczbę przebytych kilometrów.

• potwierdzenie autentyczności wpisów przez osobę reprezentującą firmę.

Księga ewidencyjna jest niezbędna w celach skarbowych, gdy chcesz odliczyć 100 proc. podatku VAT. Nie musisz jednak jej prowadzić, gdy zdecydujesz się na 50 proc. odliczenie podatku i użytek prywatno-firmowy. To duże uproszczenie dla tych, którzy wolą wybrać liniowy podatek 20 proc. bez dodatkowych formalności.

Użytek firmowy samochodu – co to właściwie oznacza?

Duże emocje budzi określenie, co jest użytkiem firmowym, a co zakrawa już o użytek prywatny. Nie można sugerować się wyłącznie próbą logicznego argumentowania, bowiem wiele z sytuacji pozornie związanych z działalnością gospodarczą określana jest w prawie jako użytek prywatny. Jak wspominaliśmy, już tak błaha sytuacja jak dojazd do miejsca pracy sprawia, że kosztów eksploatacji samochodu nie można odliczyć w 100 proc.

Z odliczenia 100 proc. podatku VAT nie skorzystasz, gdy:

• samochód służy Tobie lub pracownikom w celu dojazdów do miejsca pracy z miejsca zamieszkania,

• odbywasz samochodem podróże niezwiązane z działalnością firmy,

• przewozisz osoby niezatrudnione w firmie i niebędące klientami firmy,

• przewozisz rzeczy nienależące do firmy (nie dotyczy zlecenia),

• przewozisz rzeczy i osoby poza godzinami pracy,

• udostępniasz auto osobom niezatrudnionym w firmie.

Dobra umowa z pracownikiem, czyli właściwe wykorzystanie samochodu w działalności gospodarczej

Sposób korzystania z samochodów firmowych warto określić w polityce floty. Taki dokument należy stworzyć bez względu na to, czy w firmie znajduje się jeden samochód czy korzysta ona z floty kilkudziesięciu aut. Jest on swego rodzaju instrukcją dla pracowników, która nakłada na nich prawa oraz obowiązki związane z przekazaniem, użytkowaniem oraz oddaniem samochodu. Przede wszystkim taki regulamin zapobiegnie nadużyciom ze strony pracowników, np. w postaci użytku do celów prywatnych czy niezwrócenia auta w terminie.

Co powinno znaleźć się w takiej umowie? Kluczowe zapisy to m.in.

• data i miejsce podpisania umowy,

• obowiązek zwrotu samochodu i określenie warunków zwrotu,

• precyzyjne oznaczenie powierzonego pojazdu,

• deklaracja o posiadaniu uprawnień wraz ze stosownym skanem dokumentu,

• określenie miejsca parkowania auta,

• opis rzeczy przynależnych do samochodu,

• obowiązek prowadzenia ewidencji użytkowania pojazdu,

• określenie stanu, w jakim samochód musi powrócić do firmy,

• określenie odpowiedzialności pracownika za powstałe szkody.

Co oczywiste, pracownik korzystający z samochodu musi mieć pełną świadomość, że z samochodu może korzystać wyłącznie w celach firmowych, a ewidencja musi być zgodna z rzeczywistością. Jak zabezpieczyć się przed ewentualnymi nadużyciami? Jednym z najskuteczniejszych sposobów jest wykorzystanie lokalizatora GPS, który może służyć zarówno do optymalizacji tras oraz ewidencji użytkowania samochodu, jak i do zabezpieczenia mienia przed kradzieżą. Wyciągi z systemów archiwizujących przejazdy są uznawane przez Urząd Skarbowy jako wystarczający dowód użytku samochodu. 

Zapoznaj się z pełną ofertą nowych aut na abonament dla firm oraz dla osób fizycznych w firmie Qarson

Kopiowanie materiałów dozwolone pod warunkiem podania źródła: www.super-nowa.pl

r e k l a m a