r e k l a m a

Bez biura ani rusz

2015-08-16 06:00:00 Marta Modzelewska /Grupa BRM 2136

Przedsiębiorca mieszkający w woj. śląskim może bez problemu otworzyć "wirtualne" biuro np. w Warszawie

foto: Grupa BRM

Rejestracja działalności gospodarczej wymaga poświęcenia kilkunastu minut na wypełnienie wniosku o wpis do CEiDG. Ale zanim przystąpimy do uzupełniania wymaganych pól, musimy wiedzieć pod jaką nazwą chcemy firmę zarejestrować i gdzie znajdować się będzie jej siedziba. Biorąc pod uwagę, że wynajem biura to kolejna pozycja w naszym zestawieniu kosztów, warto dobrze przeanalizować dostępne na rynku opcje.

Ci, którzy proces poszukiwania biura mają już za sobą wiedzą, że to niełatwe zadanie. Ile czasu planujemy spędzać w biurze? Jak duża powierzchnia jest nam potrzebna? Czy nasze biuro powinno być w pełni wyposażone? Czy biuro w centrum miasta jest koniecznością? A może szukamy rozwiązań skrojonych dla nas na miarę?

Biuro w salonie
Najbardziej oczywistym wyborem wydaje się zarejestrowanie firmy pod własnym adresem zamieszkania. Na dotarcie do pracy nie tracimy pieniędzy, a zaoszczędzony czas wykorzystamy na rozwój biznesu. W koszty prowadzenia działalności możemy wpisać część wydatków mieszkaniowych, ale wcześniej musimy oszacować jaki procent metrażu wykorzystamy do celów firmowych. Co da się rozliczyć na firmę? Czynsz za metraż zajęty pod cele gospodarcze, Internet (o ile faktura przychodzi na firmę) oraz wydatki na media. W przypadku tych ostatnich warto od razu zainwestować w osobne liczniki w części „prywatnej” i „firmowej” naszego mieszkania czy domu. Pamiętajmy jednak, że rozliczając opłaty mieszkaniowe, musimy się liczyć z podniesieniem stawki podatku od nieruchomości, który dla lokali przeznaczonych pod działalność gospodarczą jest wyższy niż w przypadku mieszkań (jego kwota zależy od uchwały konkretnej gminy). Inne wady tego rozwiązania? Brak miejsca na spotkania biznesowe. Pojawia się też kwestia ujawnienia swoich danych - rejestracja firmy we własnym mieszkaniu wymaga upublicznienia naszego adresu zamieszkania, który dostępny będzie w rejestrze GUS oraz informatorach gospodarczych.

Tradycyjne lokale biurowe
Wynajęcie tradycyjnego biura tylko z pozoru jest proste, zwłaszcza jeśli zależy nam na miejscu reprezentacyjnym, najlepiej w dużym mieście. Pierwszy minus to wysokie koszty najmu, rosnące wraz z prestiżem lokalizacji i standardem budynku. Dodatkowo, umowę trzeba często podpisać minimum na pięć lat, co przy tak dynamicznie zmieniającym się dziś rynku wydaje się być poważnym ograniczeniem. Do kosztów podstawowych najczęściej doliczane są jeszcze te dodatkowe, np. za wynajem miejsca parkingowego. Tradycyjne biuro z reguły trzeba będzie wyposażyć (meble, podstawowy sprzęt biurowy), a to kolejny wydatek na naszej i tak już obszernej liście. Na koniec dopisać do niej musimy jeszcze jeden niebagatelny koszt – kaucję, wynoszącą najczęściej jednokrotność miesięcznego czynszu najmu. I choć kaucja podlega zwrotowi, środki na nią przeznaczone przedsiębiorca musi „zamrozić” na cały okres zawartej umowy.

Biuro, które rośnie razem z biznesem
Alternatywą dla kosztownego wynajmu powierzchni na tradycyjnych zasadach są biura co-workingowe (współdzielenie pomieszczeń) oraz biura serwisowane. – Musimy pamiętać, że elastyczność to znak naszych czasów. Kiedyś ludzie pracowali po 30 lat w jednej firmie, dziś często zmieniają pracę, zakładają własny biznes, przemieszczają się. Zdarza się, że chcą być w kilku miejscach jednocześnie. Nie potrzebują jednego biura z umową najmu podpisaną na 10 lat. Potrzebują dopasowanych do siebie, elastycznych rozwiązań: biura wynajętego na kilka dni, salki konferencyjnej dostępnej w mieście, w którym właśnie mają spotkanie, transparentności kosztów, dostępu do szeregu usług, które są im w danym momencie potrzebne – mówi Hadley Dean, CEO Compass Offices EMEA, firmy, która jest liderem sektora biur serwisowanych z Azji i właśnie wchodzi na polski rynek. - Wiemy, że znalezienie odpowiedniego miejsca na siedzibę firmy jest niezwykle ważne. Korzystając z dostępnych u nas rozwiązań przedsiębiorca dostaje wszystko, czego potrzebuje, by dać swojej firmie szansę na rozwój – dodaje Hadley Dean. Zalety najmu biur tego typu? Cała masa. Po pierwsze, by rozpocząć w nich pracę, wystarczy przynieść ze sobą jedynie laptop. Najemca zatroszczy się o resztę. Z innymi przedsiębiorcami będziemy dzielić recepcję i sekretariat, co dodatkowo obniży koszty obsługi naszego biznesu. Nie trzeba będzie martwić się o papier do drukarki, dostęp do Internetu czy kawę do ekspresu, bo o to wszystko zadba najemca. Umowę najmu możemy podpisać na bardzo krótki okres, co istotnie zwiększa komfort prowadzenia własnego biznesu i pozwala skupić się na powiększaniu bazy zadowolonych klientów. – Naszym zdaniem każda mała firma zasługuje na prestiżowe biuro w centrum miasta i chcemy jej to umożliwić. Uważamy również, że wiele firm działających w mniejszych polskich miastach może i powinno mieć swoją filię w Warszawie i robić tu biznes – podsumowuje Hadley Dean.

Biuro wirtualne
Jeśli „filia” to za dużo powiedziane można zdecydować się na wykupienie „wirtualnego adresu”. To opcja dostępna w ramach oferty biur serwisowanych. Najemca zapewni nam obsługę tradycyjnej poczty, co oznacza, że listy, które trafią do naszej firmy (wysłane np. na warszawski adres) zostaną zeskanowane i przesłane na podany przez nas adres e-mail oraz kopiowanie dokumentów. - Wirtualne biuro to idealne rozwiązanie dla tych, którzy chcą zarejestrować firmę w jednej z prestiżowych lokalizacji, na przykład w stolicy oraz dla tych, których biznes nie jest ograniczony do jednego tylko miejsca na mapie – komentuje Hadley Dean, CEO Compass Offices EMEA. Oprócz obsługi sekretarskiej, przedsiębiorca w ramach umowy uzyskuje także dostęp do linii telefonicznej, obsługiwanej przez wielojęzyczny zespół. Po odebraniu połączenia, może ono zostać przekierowane na jego telefon komórkowy.